Informácie o ochrane osobných údajov - obchodní partneri, ich zamestnanci, kontaktné osoby, zástupcovia a subdodávatelia

V súvislosti s výkonom našej činnosti získavame osobné údaje obchodných partnerov, potenciálnych obchodných partnerov, ich zamestnancov, kontaktných osôb, oprávnených zástupcov, subdodávateľov a prípadne ďalších fyzických osôb (ďalej len„obchodní partneri“). Chceme, aby naši obchodní partneri mali prehľad o tom, aké osobné údaje používame, čo s nimi robíme, komu ich poskytujeme a tiež rozumeli svojim právam, prostredníctvom ktorých môžu vykonávať kontrolu nad spracúvaním svojich osobných údajov.

Tento dokument poskytuje informácie o podmienkach spracúvania osobných údajov obchodných partnerov v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (Všeobecné nariadenia o ochrane údajov) (ďalej len„GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len„Zákon“).

Informácie uvedené v tomto dokumente platia v prípadoch, keď spracúvame osobné údaje ako prevádzkovateľ a vzťahujú sa na obchodných partnerov, ktorí sú fyzickými osobami a tiež na zamestnancov, kontaktné osoby a oprávnených zástupcov obchodných partnerov, ktorí sú právnickými osobami. Tieto informácie sa neaplikujú na spracúvanie údajov právnickej osoby.Ďalšie informácie o ochrane osobných údajov môžu byť poskytnuté aj prostredníctvom samostatnej informácie alebo vyhlásenia.

1. ZODPOVEDNOSŤ ZA SPRACÚVANIE OSOBNÝCH ÚDAJOV

Spoločnosť Energetika Slovensko, a. s., so sídlom Čulenova 6, 811 09 Bratislava, IČO: 44 483 767, zapísaná v Obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, oddiel: Sa, vložka č.: 7830/B (len „Energetika Slovensko“ alebo „my“ v príslušnom gramatickom tvare), spracúva osobné údaje obchodných partnerov v rozsahu a za podmienok uvedených v tomto dokumente a ako prevádzkovateľ  zodpovedá za ich ochranu a spracúvanie. Pokiaľ právne predpisy neustanovujú inak, Energetika Slovensko taktiež nesie zodpovednosť za spracúvanie osobných údajov sprostredkovateľmi, ktorých na tento účel poverila.

2. PODMIENKY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV

2.1 Kategórie osobných údajov

V závislosti od konkrétneho účelu spracúvania a právneho základu spracúvame nasledujúce kategórie osobných údajov (konkrétny rozsah osobných údajov využívaných na príslušný účel je uvedený v bode 2.2):

1. identifikačné údaje (meno, priezvisko, titul, dátum narodenia, IČO, štátna príslušnosť, údaje o zápise v registri alebo inej evidencii), vrátane údajov uvedených v kvalifikovanom certifikáte podpisovateľa;
2. údaje o úradných dokladoch (druh, číslo);
3. kontaktné údaje (adresa trvalého bydliska/miesta podnikania, korešpondenčná adresa, telefónne číslo, e-mailová adresa);
4. údaje o bankovom spojení;
5. údaje o fakturovaných a inkasovaných sumách;
6. informácie týkajúce sa vzťahu s obchodným partnerom (informácie o zmluve, poskytnutých plneniach, neuhradených pohľadávkach, vzniknutej škode);
7. rodné číslo;
8. informácie o bezúhonnosti vrátane výpisu z registra trestov;
9. údaje uvedené v čestných vyhláseniach, referenciách, osvedčeniach a ďalších predložených dokumentoch;
10. ďalšie údaje poskytnuté obchodným partnerom v súvislosti so vzťahom k prevádzkovateľovi alebo komunikáciou s obchodným partnerom;
11. ďalšie údaje potrebné na plnenie zákonných požiadaviek a obhajovanie, uplatňovanie a preukazovanie právnych nárokov a ochranu oprávnených záujmov,
12. podobizeň zachytená na fotografii.

2.2 Právny základ a účel použitia osobných údajov

Osobné údaje obchodných partnerov používame, ak je to nevyhnutné na plnenie zmluvy resp. v rámci predzmluvných vzťahov, ak nám ich použitie ukladajú právne predpisy, ak je to nevyhnutné na ochranu našich oprávnených záujmov alebo na základe udeleného súhlasu so spracúvaním osobných údajov.

Poskytnutie a spracúvanie osobných údajov na účely plnenia zmluvy a predzmluvných vzťahov predstavuje zmluvnú požiadavku. Ak nemáme k dispozícii osobné údaje v potrebnom rozsahu (najmä na overenie totožnosti a získanie údajov potrebných pre plnenie zmluvy), nemôžeme zmluvu uzatvoriť.

Chceme chrániť určité záujmy, ktoré sú dôležité pre riadny výkon našej podnikateľskej činnosti (napr. vymáhať neuhradené platby, náhradu škody a obhajovať iné právne nároky), pričom na tento účel používame osobné údaje obchodných partnerov. Vždy dbáme na to, aby naše oprávnené záujmy neboli neprimerané.

Ak napriek tomu majú obchodní partneri obavu, že spracúvanie prevažuje nad ich základnými právami a slobodami, môžu voči nemu namietať.

Osobné údaje spracúvame a poskytujeme iným subjektom aj v prípadoch, kedy na to existuje zákonná požiadavka ustanovená právnymi predpismi.

Získané osobné údaje môžu byť následne spracúvané na štatistické účely spôsobom zlučiteľným s pôvodným účelom spracúvania, pričom Energetika Slovensko zabezpečí, aby boli použité osobné údaje len v nevyhnutnej miere alebo boli spracúvané len informácie, ktoré sa nepovažujú za osobné údaje.

Osobné údaje spracúvame aj na základe dobrovoľne udeleného súhlasu. Takéto spracúvanie sa týka najmä súťaží, prípadne podobných aktivít organizovaných prevádzkovateľom pre obchodných partnerov a ich zamestnancov. Účasť na takýchto aktivitách sa vyznačuje dobrovoľnosťou.

2.2.1 Plnenie zmluvy a predzmluvné vzťahy

Energetika Slovensko spracúva osobné údaje v rámci predzmluvných vzťahov na dojednanie zmluvných podmienok a prípravu zmluvnej dokumentácie, na uzatvorenie, zmenu a ukončenie zmluvy v súlade s právnymi predpismi, poskytovanie plnení v závislosti od predmetu zmluvy vrátane využívania elektronických aplikácií (napr. portál pre dodávateľov), fakturáciu, riešenie požiadaviek a komunikáciu s obchodným partnerom v iných záležitostiach. Ide najmä o zmluvy, predmetom ktorých je dodávka rôznych tovarov či služieb, zmluvy týkajúce sa nehnuteľností.

Rozsah spracúvaných údajov vyplýva z príslušnej zmluvnej dokumentácie, žiadostí, formulárov a ďalších dokumentov. Spravidla sú používané kategórie osobných údajov uvedené v bode 2.1 písm. a) – d), f), j). Doba spracúvania osobných údajov je vymedzená trvaním zmluvného vzťahu resp. existencie práv vyplývajúcich z danej zmluvy. Osobné údaje môžu byť ďalej spracúvané, ak existuje iný právny základ (napr. oprávnený záujem na uplatňovaní či preukazovaní právnych nárokov).  Ak sa v súvislosti s využívaním kvalifikovaného elektronického podpisu spracúvajú osobné údaje podpisovateľa, Energetika Slovensko vyžaduje, aby kvalifikovaný certifikát obsahoval ako atribút najmenej meno a priezvisko podpisovateľa. Uvádzanie rodného čísla podpisovateľa nie je nevyhnutné na dosiahnutie účely spracúvania.

2.2.2 Zákonná povinnosť

V rámci plnenia povinností ustanovených právnymi predpismi spracúvame osobné údaje (vrátane ich poskytovania iným subjektom) najmä na nasledujúce účely:

• riešenie súdnych sporov (zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok, zákon č. 162/2015 Z.z. Správny súdny poriadok a súvisiace predpisy),
• riešenie sporov v rozhodcovskom konaní (zákon č. 244/2002 Z.z. o rozhodcovskom konaní),
• poskytovanie informácií na účely trestného konania (zákon č. 301/2005 Z.z. Trestný poriadok, zákon č. 171/1993 Z.z.. o Policajnom zbore a súvisiace predpisy),
• poskytovanie informácií potrebných na zistenie skutkového stavu (zákon č. 160/2015 Z.z. Civilný sporový poriadok a súvisiace predpisy),
• riešenie exekúcií (zákon č. 59/2018 Z.z. Exekučný poriadok),
• konkurzy a reštrukturalizácie (zákon č. 7/2005 Z.z. o konkurzoch a reštrukturalizáciách),
• správa registratúry – evidovanie, tvorba, ukladanie, ochrana registratúrnych záznamov, prístup k nim a zabezpečenie ich vyraďovania (zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach),
• riešenie správnych konaní (zákon č. 71/1967 Zb. správny poriadok a súvisiace predpisy),
• konanie o priestupkoch (zákon č. 372/1990 Zb. o priestupkoch a súvisiace predpisy),
• vybavovanie žiadostí dotknutých osôb o uplatnenie práv podľa GDPR a Zákona,
• oznámenie porušenia ochrany osobných údajov podľa nariadenia GDPR a Zákona,
• spracovanie účtovných dokladov (zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, zákon č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty),
• správa daní (zákon č. 563/2009 Z.z. Daňový poriadok, zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov),
• overovanie účtovnej závierky audítorom (zákon č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve, zákon č. 423/2015 Z.z. o štatutárnom audite a súvisiace predpisy),
• vybavovanie podnetov v súvislosti s oznamovaním kriminality alebo inej protispoločenskej činnosti (zákon č. 307/2014 Z.z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti),
• prevencia legalizácie príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu (zákon č. 297/2008 Z.z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu),
• na účely plnenia povinností v zmysle zákona č. 289/2016 Z.z. o vykonávaní medzinárodných sankcií v znení neskorších predpisov,
• plnenie príslušných zákonných alebo regulačných požiadaviek v osobitných prípadoch podľa ďalších právnych predpisov.

Na tento účel používame kategórie osobných údajov uvedené v bode 2.1 písm. a) – k), pričom presný rozsah spracúvaných údajov vyplýva z príslušných právnych predpisov a konkrétnej situácie. Doba uchovávania osobných údajov vychádza z príslušných právnych predpisov. Pokiaľ v konkrétnom prípade nevznikne odôvodnená potreba uchovávať údaje po dlhšiu dobu, sú údaje uchovávané najdlhšie 10 rokov od ukončenia zmluvného vzťahu.

Osobné údaje sú poskytované orgánom verejnej moci a ďalším oprávneným osobám podľa príslušných právnych predpisov. Ide najmä o  súdy, rozhodcovské súdy, štatutárnych audítorov a audítorské spoločnosti, advokátov, exekútorov, notárov, správcov konkurznej podstaty, orgány činné v trestnom konaní, správcu dane, finančnú spravodajskú jednotku, okresné úrady, Úrad na ochranu osobných údajov SR, Ministerstvo vnútra SR, Ministerstvo hospodárstva SR alebo Ministerstvo spravodlivosti SR.

2.2.3 Oprávnený záujem

Energetika Slovensko spracúva osobné údaje na účely oprávnených záujmov, ktorými sú:

• ochrana majetku a majetkových práv prevádzkovateľa,
• preukazovanie  a kontrola dodržiavania zákonných povinností.

Energetika Slovensko spracúva osobné údaje na základe oprávneného záujmu predovšetkým na nasledujúce účely:

• Obchodná komunikácia s obchodným partnerom prostredníctvom jeho zamestnancov, kontaktných osôb a oprávnených zástupcov. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov: titul, meno, priezvisko, pracovné zaradenie, služobné zaradenie, funkčné zaradenie, osobné číslo zamestnanca alebo zamestnanecké číslo zamestnanca, odborný útvar, miesto výkonu práce, telefónne číslo, faxové číslo, adresa elektronickej pošty na pracovisko.
  
• Evidencia žiadostí dotknutých osôb o uplatnenie práv. Spracúvané sú kategórie osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a), c), k), a to po dobu 5 rokov od vybavenia žiadosti.
  
• Uplatňovanie, obhajovanie a preukazovanie právnych nárokov (napr. na vymáhanie pohľadávok, náhrady škody, vydanie bezdôvodného obohatenia). Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a) – f), i) – k). Doba uchovávania sa odvíja od zákonných premlčacích lehôt. Pokiaľ neexistuje odôvodnený predpoklad dlhšieho uchovávania v konkrétnom prípade, sú údaje zlikvidované po uplynutí 10 rokov.
  
• Evidencia došlej a odoslanej korešpondencie. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a), c). Doba uchovávania predstavuje 5 rokov od prijatia resp. odoslania korešpondencie.
  
• Správa a evidencia zmlúv a iných dohôd. Spracúvané sú kategórie osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a) – d) v závislosti od konkrétneho dokumentu. Údaje sú uchovávané najdlhšie 10 rokov od  ukončenia zmluvy.
  
• Vybavovanie podnetov týkajúcich sa podozrenia z porušenia Etického kódexu. Spracúvané sú kategórie osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a), c), k). Doba uchovávania: 3 roky od vybavenia podnetu.
  
• Evidencia sprostredkovateľov spracúvajúcich osobné údaje v mene prevádzkovateľa (platí len ak je obchodný partner v postavení sprostredkovateľa). Kategórie spracúvaných osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a), c). Doba uchovávania: 5 rokov po ukončení zmluvného vzťahu.
  
• Zabezpečenie informačnej a sieťovej bezpečnosti (platí len pre obchodných partnerov s prístupom do systémov prevádzkovateľa). Kategórie spracúvaných osobných údajov: identifikačné údaje a ďalšie bežné osobné údaje, prístupové údaje do informačných systémov, logy. Doba uchovávania: 1 rok.
  
• Využívanie aplikácií pre služby informačných technológií a informačných systémov (platí len pre obchodných partnerov s prístupom k systémom a technológiám prevádzkovateľa). Kategórie spracúvaných osobných údajov: meno, priezvisko, os. číslo, pracovné zaradenie, prístupové údaje od informačných systémov. Doba uchovávania: počas platnosti prístupových oprávnení.
  
• Evidencia povolení na parkovanie a vstup do objektov (platí len obchodných partnerov s povolením). Rozsah spracúvaných osobných údajov: meno, priezvisko, pracovná/ obdobná pozícia, kontaktný údaj (e-mailová adresa/ telefónne číslo), adresa, dátum narodenia, číslo dokladu totožnosti, EČV. Doba uchovávania: počas platnosti povolenia.
  
• Organizovanie podujatí s účasťou obchodných partnerov. Rozsah spracúvaných osobných údajov: meno, priezvisko, informácie o zamestnávateľovi/organizácii, ďalšie informácie potrebné na organizáciu podujatia. Doba uchovávania: do ukončenia podujatia.
  
• Interná analýza súladu a posúdenie rizík. Rozsah spracúvaných kategórií osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a), c), k). Doba uchovávania: 5 rokov.
  
• Preverenie zamestnancov a obchodných partnerov za účelom posúdenia rizika a predchádzania poškodzovania záujmov prevádzkovateľa. Rozsah spracúvaných kategórií osobných podľa bodu 2.1 písm. a), b), h), i), k). Doba uchovávania: počas trvania zmluvného vzťahu.
  
• Poskytovanie informácií v súvislosti s realizáciou obchodných transakcií (napr. v rámci due dilligence). Rozsah spracúvaných osobných údajov podľa bodu 2.1 písm. a), c), k). Doba uchovávania: počas realizácie transakcie.
  
• Štatistické účely. Spracúvajú sa adresné údaje a údaje týkajúce sa vzťahu so Energetika Slovensko, a to len v odôvodnených prípadoch a v nevyhnutnej miere, pričom výstupy obsahujúce štatistické údaje neobsahujú osobné údaje. Údaje sú spracúvané počas prípravy štatistických údajov.

2.2.4 Súhlas

Energetika Slovensko môže spracúvať osobné údaje aj na základe dobrovoľne udeleného súhlasu. Takéto spracúvanie môže prebiehať po stanovenú dobu alebo do odvolania udeleného súhlasu. Na báze tohto právneho základu spracúvame údaje na účely účasti v súťažiach alebo obdobných aktivitách organizovaných prevádzkovateľom pre dotknuté osoby. Osobné údaje sú na tieto účely spracúvané v rozsahu: a), c) a l).

2.3 Zdroj osobných údajov

Energetika Slovensko získava osobné údaje od obchodných partnerov, od orgánov verejnej moci a ďalších subjektov uvedených v bode 2.2.2 ako aj z verejnej prístupných zdrojov a databáz.

2.4 Automatizované rozhodovanie

Energetika Slovensko nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania bez ľudského zásahu, ktoré by malo na obchodných partnerov právne účinky alebo podobne významný vplyv.

2.5 Prenos osobných údajov

Prenos osobných údajov do tretích krajín (mimo EÚ/EHP) sa uskutoční len, ak tretia krajina podľa rozhodnutia Komisie (EÚ) zaručuje primeranú úroveň ochrany alebo ak prevádzkovateľ resp. sprostredkovateľ, ktorým je dovozcom údajov, poskytol primerané záruky ochrany osobných údajov (napr. prostredníctvom štandardných doložiek o ochrane údajov).

3. PRÍJEMCOVIA ÚDAJOV

Osobné údaje obchodných partnerov poskytujeme sprostredkovateľom, ktorých sme poverili ich spracúvaním v našom mene. Ide najmä o spoločnosti zo skupiny ZSE (www.skupinazse.sk), tlačiarne, poradenské spoločnosti, poskytovateľov IT služieb, inkasné spoločnosti, poskytovateľov servisných služieb a ďalšie osoby, ktorých služby používame pri výkone našej činnosti. Sprostredkovateľov si starostlivo vyberáme tak, aby sme vedeli zabezpečiť právne požiadavky na ochranu údajov. Energetika Slovensko poskytuje osobné údaje tiež doručovateľom, kuriérskym spoločnostiam ako aj iným subjektom v rozsahu zákonom ustanovených povinností (pozri bod 2.2.2).

4. PRÁVA DOTKNUTEJ OSOBY A ICH UPLATNENIE

4.1 Práva obchodného partnera

Obchodný partner ako dotknutá osoba má právo:

• kedykoľvek odvolať súhlas so spracúvaním osobných údajov (ak sa spracúvanie údajov zakladá na súhlase),
• získať od  Energetika Slovensko potvrdenie o tom, či sa spracúvajú osobné údaje, ktoré sa ho týkajú, a ak tomu tak je, má právo získať prístup k týmto osobným údajom, informácie o spracúvaní osobných údajov a kópiu údajov (za ďalšie kópie, o ktoré obchodný partner požiada, môže Energetika Slovensko  účtovať primeraný poplatok zodpovedajúci administratívnym nákladom),
• aby Energetika Slovensko bez zbytočného odkladu opravila nesprávne osobné údaje, ktoré sa ho týkajú,
• právo na vymazanie tzn. právo dosiahnuť u Energetika Slovensko bez zbytočného odkladu vymazanie osobných údajov, ktoré sa ho týkajú, a prevádzkovateľ je povinný bez zbytočného odkladu vymazať osobné údaje, ak sú splnené podmienky ustanovené v čl. 17 GDPR,
• na obmedzenie spracúvania osobných údajov v prípadoch ustanovených v čl. 18 GDPR,
• právo na prenosnosť údajov tzn. právo získať osobné údaje, ktoré sa ho týkajú a ktoré poskytol Energetika Slovensko, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak sú splnené podmienky uvedené v čl. 20 GDPR,
• kedykoľvek namietať z dôvodov týkajúcich sa jeho konkrétnej situácie proti spracúvaniu osobných údajov, ktoré sa ho týka, ktoré je vykonávané na základe oprávneného záujmu vrátane namietania proti profilovaniu,
• právo na to, aby sa naňho nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, vrátane profilovania, a ktoré má právne účinky, ktoré sa ho týkajú alebo ho podobne významne ovplyvňujú,
• domáhať sa ochrany svojich práv na príslušnom súde v zmysle čl. 78 GDPR,
• podať sťažnosť dozornému orgánu, najmä v členskom štáte svojho obvyklého pobytu, mieste výkonu práce alebo v mieste údajného porušenia, ak sa domnieva, že spracúvanie osobných údajov, ktoré sa jej týka, je v rozpore s GDPR. Pre územie Slovenskej republiky je dozorným orgánom Úrad na ochranu osobných údajov SR, Budova Park One, Námestie 1.mája 18, 811 06 Bratislava, Slovenská republika, tel.: +421 2 3231 3214, e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.

4.2 Možnosti uplatnenia práv

S cieľom chrániť práva obchodných partnerov a predchádzať prípadnému zneužitiu či úniku osobných údajov je možné práva dotknutej osoby uplatniť len nasledujúcimi spôsobmi:

• poštovou zásielkou zaslanou na adresu sídla alebo doručenou do podateľne  Energetiky Slovensko,
• e-mailom na adrese: dpo@zse-energia.sk alebo dpo@vseas.sk.

Pre akceptovanie žiadosti o uplatnenie práv je nevyhnutné dostatočne identifikovať žiadateľa a zrozumiteľne a jasne špecifikovať predmet žiadosti. V opačnom prípade bude žiadosť zamietnutá. Aby sme dotknutým osobám uľahčili prístup k ich právam, pripravili sme vzory žiadostí, ktoré sú dostupné nawww.zse.ska www.vse.sk v časti Ochrana osobných údajov.

V prípade práva na prístup k údajom, práva na prenosnosť a práva na výmaz údajov, ktorých zneužitie by mohlo mať zásadný dopad na práva a slobody dotknutej osoby, odporúčame, aby bol podpis žiadateľa na žiadosti zasielanej poštou alebo doručenej do podateľne úradne overený resp. aby žiadosť zasielaná emailom bola podpísaná zaručeným elektronickým podpisom žiadateľa. Pri osobnom podaní žiadosti tieto podmienky nemusia byť splnené, nakoľko si totožnosť overíme z predloženého dokladu totožnosti.

Ak právo dotknutej osoby uplatňuje na základe plnej moci iná osoba, požadujeme predloženie originálu plnej moci s úradne overeným podpisom splnomocniteľa, pričom plná moc nesmie byť staršia ako 6 mesiacov.

5. ZODPOVEDNÁ OSOBA (DATA PROTECTION OFFICER)

V prípade otázok alebo pripomienok týkajúcich sa ochrany osobných údajov sa môžete obrátiť na zodpovednú osobu, a to e-mailom na adresu:dpo@zse-energia.skalebo poštou na Energetika Slovensko, a.s. – zodpovedná osoba, Čulenova 6, 811 09 Bratislava.

6. ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA

Tento dokument s účinnosťou od 1. júla 2025 nahrádza predchádzajúcu verziuInformácií o ochrane osobných údajov obchodní partneri, ich zamestnanci, kontaktné osoby, zástupcovia a subdodávatelia.

Verzia: júl 2025

Vzory žiadostí